Een tone of voice ontwikkelen klinkt eenvoudig: je bepaalt hoe je wil klinken als organisatie. Maar in de praktijk blijkt dat lastiger dan gedacht. Veel tone of voice-documenten blijven vaag, onbruikbaar of verdwijnen in een mapje op de server. In deze blog laten we zien welke fouten we vaak tegenkomen bij het opstellen van een tone of voice én hoe je ze kunt voorkomen.

Een duidelijke tone of voice helpt je om sneller en consistenter te communiceren. Het voorkomt eindeloze discussies over stijl en maakt samenwerken aan content een stuk makkelijker. Maar dan moet je het wel goed aanpakken!

Pas op voor deze valkuilen:

1. Je blijft hangen in vaagtaal

“Professioneel, maar toegankelijk.” Of: “Deskundig én betrokken.” Het klinkt sympathiek, maar zegt weinig over hoe je je teksten opbouwt of zinnen formuleert.

Wie vaag blijft, krijgt vage teksten. Maak het concreet: hoe klinkt ‘toegankelijk’ in je taalgebruik? Gebruik je korte zinnen? Vermijd je jargon? Geef voorbeelden, geen containerbegrippen.

2. Je beschrijft alleen wat je bent, niet wat je niet bent

“Onze toon is informeel” is pas echt duidelijk als je ook aangeeft wat daar níét bij past. Zeg je ‘jij’ of ‘u’? Maak je grapjes? Gebruik je emoji’s?

Door ook te beschrijven wat je niet doet, voorkom je dat iedereen zelf gaat invullen wat ‘informeel’ betekent. Zo trek je de grenzen van je stijl duidelijk.

3. Je past je toon te veel aan per doelgroep

Een tone of voice is géén verkleedkist. Als je voor klanten losjes schrijft en voor partners ineens formeel doet, verlies je herkenbaarheid. Natuurlijk verschilt de inhoud per doelgroep, maar de toon blijft hetzelfde.

Je merk klinkt overal als zichzelf, of het nu gaat om een vacaturetekst, klantmail of investeerderspitch. Juist dat zorgt voor herkenning en vertrouwen.

4. Je maakt het niet praktisch

Een tone of voice-document is geen inspiratieposter. Het is een praktisch hulpmiddel. Geef dus concrete schrijftips, voorkeurswoorden en voorbeeldzinnen.

Laat bijvoorbeeld zien hoe een ‘te formele’ zin klinkt, en hoe je ‘m ombuigt naar jullie toon. Denk ook aan een woordenlijst of een handige checklist.

5. Je betrekt je team niet

Een tone of voice werkt alleen als iedereen ‘m herkent en gebruikt. Betrek dus collega’s uit verschillende teams bij het opstellen ervan. En zorg voor training, uitleg en voorbeelden. Maak je het samen, dan is de kans veel groter dat het echt gaat leven in je organisatie.

Wil je meer doen met je tone of voice?

Een goede tone of voice bespaart je tijd, discussie en stijlfouten. Maar dan moet het wel concreet, bruikbaar en gedragen zijn. Ben je toe aan een scherpe, heldere toon voor jouw merk? Bekijk onze praktische cursus, of neem contact met ons op. Dan kijken we samen wat bij je past!